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vlipsnap Anleitung für Veranstalter

So richtest du dein Event ein, lädst dein Team ein und bereitest den Check-In vor.

Dein Space, dein Event, deine Checkliste

vlipsnap hat für dich einen Space mit Hauptevent angelegt. Alles Weitere füllst du im Space-Admin: Beschreibung, Banner, Mails, Registrierungslinks, Aussteller und Team. Die Checkliste oben im Veranstalter-Dashboard sagt dir jederzeit, was noch offen ist und wer dran ist.

Ankommen

Erster Login

  1. Du bekommst eine Mail „Sie gehören jetzt zu … auf vlipsnap“. Ein Passwort brauchst du nicht: Du meldest dich mit deiner E-Mail-Adresse an und bekommst einen Einmal-Code oder einen Anmeldelink.
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    Nach dem Login landest du im Bereich Organisation. Dort siehst du dein Event und drei nächste Schritte. Über „Zum Space-Admin“ kommst du zum Veranstalter-Dashboard.
  3. Die Checkliste steht oben im Veranstalter-Dashboard. Jeder Punkt hat einen Button, der dich an die richtige Stelle bringt. Punkte mit „vlipsnap richtet ein“ erledigen wir, du musst nichts tun.

Event einrichten

Konfiguration

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    Öffne Events, klicke dein Hauptevent an und wechsle in den Tab „Konfiguration“. Schreibe unter „Allgemeine Informationen“ eine Beschreibung: zwei bis drei Sätze, die auf der Landingpage und den Registrierungsseiten stehen.
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    Lade unter „Ticket-PDF“ ein Banner hoch. Es steht auf dem Ticket, in jeder Mail und auf der Landingpage. Querformat, mindestens 1200 Pixel breit.
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    Trage unter „E-Mail Konfiguration“ eure Kontaktadresse ein. Sie steht in jeder Mail und ist die Antwortadresse. Schicke dir dann eine Testmail und prüfe sie im Postfach.

Registrierungslinks

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    Im Tab „Registrierungslinks“ legst du pro Teilnehmerart einen Link an, etwa einen für Schülerinnen und Schüler und einen für Aussteller. Jeder Link hat seine eigene Seite, die du verschicken oder auf Plakate drucken kannst.
  2. Welche Teilnehmerarten es gibt, steht in der Konfiguration unter „Akkreditierungstypen“. Die Grundausstattung passt zu deinem Veranstaltungstyp; wenn du eine weitere brauchst, etwa Presse oder Lehrkräfte, wähle sie aus der Vorlage.

Aussteller (Berufsmessen)

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    Im Tab „Aussteller“ importierst du die Unternehmen aus einer Tabelle oder legst sie einzeln an. Jede Ansprechperson bekommt einen persönlichen Link, mit dem sie ihr Profil anlegt und später Schülerinnen und Schüler scannt.

Team und Check-In

Team einladen

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    Unter Organisation → Team lädst du Kolleginnen und Kollegen per E-Mail ein. Admins verwalten das Event wie du, Staff arbeitet am Check-In: Desk, Scanner und Laufliste, sonst nichts.

Drucker und Desk

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    Wenn ihr Badges druckt: Unter Drucker koppelst du den Rechner, an dem der Etikettendrucker hängt. Dort läuft ein kleines Programm, der Print-Agent, das die Aufträge abholt. Nur dieser eine Rechner braucht Software, alle anderen Geräte drucken über ihn.
  2. Der Check-In-Desk zeigt alle Anmeldungen; der Check-In Scanner liest die QR-Codes der Tickets. Beides läuft im Browser auf Tablet oder Laptop, ohne Installation.

Eventtag und danach

Am Eventtag

  1. Das Veranstalter-Dashboard zeigt Ankünfte pro Stunde, Aussteller und Schulen live. Auf einem Großbild läuft das Live Display, wenn es für euren Space freigeschaltet ist.

Nach dem Event

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    Unter Auswertungen siehst du Anmeldungen, Check-Ins und Kontakte und kannst sie exportieren. Bei Berufsmessen bekommen Schülerinnen und Schüler nach dem Event ihr Zertifikat; den Versand startest du in der Konfiguration.
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    Für das nächste Jahr klickst du unter Events auf „Nächste Ausgabe“: Konfiguration, Registrierungslinks und Teilnehmerarten kommen mit, Teilnehmende nicht.

Häufige Fragen

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Für Veranstalter

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